Rôles d'une organisation

Une organisation Miraca compte quatre rôles. La frontière entre eux n’est pas celle qu’on suppose : elle ne porte pas sur l’accès aux données, mais sur la gouvernance de l’organisation.

Un contributeur travaille sans aucune restriction sur les bases de connaissance, les connecteurs, les clés API et le bac à sable, exactement comme un administrateur. Ce qu’il n’a pas, c’est le droit de décider qui entre, quels modèles sont autorisés et qui paie. Un membre, lui, n’a que l’assistant, avec les seules ressources qu’un administrateur lui partage.

Ce que permet chaque rôle

	Propriétaire	Administrateur	Contributeur	Membre
Bases de connaissance et connecteurs	Oui	Oui	Oui	Ce qui lui est partagé
Clés API, consommation, bac à sable	Oui	Oui	Oui	Non
Serveurs MCP : déclarer, modifier, supprimer	Oui	Oui	Non	Non
Serveurs MCP : utiliser	Oui	Oui	Oui	Ce qui lui est partagé
Tâches programmées	Toutes	Toutes	Les siennes	Non
Utilisateurs et invitations	Oui	Oui	Non	Non
Politique de l’assistant	Oui	Oui	Non	Non
Approbations : régler ce qui demande une approbation	Oui	Oui	Lecture seule	Non
Approbations : valider l’action d’une personne, lire le journal	Oui	Oui	Non	Non
Crédits et facturation	Oui	Oui	Non	Non
Réglages de l’organisation	Oui, suppression comprise	Nom et logo	Non	Non

Les serveurs MCP tiers se déclarent par un propriétaire ou un administrateur : brancher un serveur envoie des données de l’organisation à un tiers. Une fois déclarés, ils sont utilisables sans réglage par les contributeurs, et par un membre seulement s’ils lui sont partagés (en lecture, il ne reçoit que les outils classés en lecture). L’identifiant d’un serveur est unique pour l’organisation : tous ceux qui l’utilisent agissent avec le même compte chez le tiers.

Le catalogue de modèles (Gestion → Modèles : modèles disponibles, ceux de l’assistant, modèles par défaut, autorisation des modèles hors UE) est réservé au propriétaire et aux administrateurs ; un contributeur le consulte sans le modifier.

Les approbations (page Approbations du portail) règlent ce que l’assistant peut faire sans demander, action par action. Un contributeur consulte ces règles ; selon elles, une action qu’il approuve peut attendre la validation d’un administrateur. Voir Confirmation des actions.

La politique de l’assistant regroupe la consigne système de l’organisation, les outils (recherche web, exécution de code, mode agentique), la durée de rétention des conversations et le partage des ressources personne par personne (ce partage se règle depuis Gestion : Utilisateurs, voir Le rôle membre).

Un administrateur peut également publier une base au catalogue public et connecter un espace Slack. Seul le propriétaire peut supprimer l’organisation.

Le propriétaire qui supprime son propre compte ne laisse jamais une organisation sans propriétaire. Une organisation dont il est la seule personne est supprimée avec son compte. S’il en est la seule personne propriétaire alors qu’elle compte d’autres personnes, la suppression de son compte est refusée tant qu’il n’a pas confié la propriété à une autre personne ou supprimé l’organisation. Le portail n’attribue pas le rôle de propriétaire depuis la page Utilisateurs (voir Inviter et changer un rôle) : pour le confier, écrivez à contact@miraca.fr. S’il y a un autre propriétaire, il quitte simplement l’organisation, qui reste en place. Le détail est dans Supprimer votre compte.

Les conversations restent privées

Aucun rôle, administrateur et propriétaire compris, ne peut lire les conversations d’assistant d’une autre personne. La restriction est posée au niveau de la base de données, pas dans l’interface. Il en va de même pour ses notes, tant que leur auteur ne les partage pas.

Retirer une personne de l’organisation supprime ses conversations et ses notes, réunions comprises, et révoque son compte connecté. Personne d’autre n’y ayant accès, rien ne peut être récupéré ensuite : la fenêtre de confirmation l’annonce, avec le nombre de notes concernées (seules échappent à la suppression les notes d’un projet que d’autres personnes pouvaient modifier, qui leur sont transmises). Cela vaut aussi pour ses notes partagées (voir Le partage des notes).

Transférer son contenu à une autre personne

Avant de partir, ou pour changer de compte, une personne peut faire passer son contenu d’une organisation à une autre personne de la même organisation : Mon profil › Mes données › Transférer mes données, sur le web comme dans les applications. Elle choisit l’organisation, puis saisit l’adresse de la personne qui reprendra son contenu, qui doit être membre de cette organisation. Ce geste ne peut se faire que pour soi-même : aucun rôle, propriétaire compris, ne transfère le contenu d’une autre personne.

Ce qui passe à la personne choisie :

ses notes, avec leurs dossiers, leurs propriétés, leurs versions, leurs commentaires et leurs liens publics. Si la personne choisie a déjà ses propres notes, les deux ensembles se réunissent : un dossier de même nom est réuni avec le sien, et les propriétés qu’elle n’avait pas sont ajoutées aux siennes ;
ses conversations d’assistant, avec leurs messages, leurs espaces de travail et les fichiers qui y ont été produits ;
ses tâches programmées, qui s’exécutent ensuite au nom de la personne choisie ;
la propriété des projets qu’elle a créés, et une place dans les projets dont elle est membre.

Ce qui ne passe pas : ses comptes connectés, boîtes mail et serveurs MCP (la personne choisie branche les siens), la mémoire de l’assistant, ses clés API, son contenu des autres organisations. L’historique des notes garde le nom de qui les a écrites.

La fenêtre dit tout cela, chiffres à l’appui, avant de demander le mot de passe. Le transfert ne s’annule pas. Il est refusé tant qu’une réponse de l’assistant est en cours dans l’une des conversations ou qu’une action attend une décision. Une adresse qui ne désigne personne de l’organisation reçoit la même réponse, qu’elle ait un compte Miraca ou non.

La personne retirée le voit aussitôt. Sa session reste ouverte, mais l’écran de choix d’organisation remplace ce qu’elle regardait, avec la phrase « Vous n’avez plus accès à cette organisation. » : sur le web, à sa prochaine action ou à son retour sur l’onglet ; dans les applications, en une quinzaine de secondes au plus dès qu’elles sont au premier plan. S’il lui reste une autre organisation, elle la choisit elle-même : rien ne s’ouvre à sa place. Ce que son appareil gardait de l’organisation est effacé en même temps : les listes affichées, les images et les aperçus gardés en mémoire, et les fichiers que l’application avait téléchargés pour un aperçu ou un partage. Les fichiers qu’elle avait enregistrés elle-même ailleurs sur son appareil ne sont pas concernés.

Le partage des notes

Les notes sont à leur auteur tant qu’il ne les partage pas : un administrateur ne les lit pas. Deux réglages, dans Gestion : Assistant (carte Partage des notes), bornent ce qu’une personne peut en faire :

Autoriser le partage de notes hors de l’organisation : inviter une adresse extérieure. Éteint, le partage externe est refusé, et les accès déjà donnés à des personnes extérieures cessent de valoir sans être supprimés ; rallumé, ils rouvrent ;
Autoriser les liens publics de notes : un auteur peut rendre une note lisible sans compte par un lien (voir Partager une note). Éteint, les liens existants cessent de répondre aussitôt sans être supprimés, l’activation et la régénération sont refusées ; rallumé, les liens rouvrent. L’auteur peut toujours désactiver son lien ;

⚠️ Ces deux réglages sont autorisés par défaut, contrairement à l’accès MCP et à l’adhésion par domaine, qui restent éteints tant qu’un administrateur ne les ouvre pas. (La transcription dans le nuage et les serveurs MCP ajoutés par chaque personne sont, eux, allumés à la création d’une organisation.) Dans une organisation existante, le partage externe est donc possible dès la mise en service, sans geste d’un administrateur. Ce qui le borne : chaque partage est un geste explicite de l’auteur de la note, jamais de l’assistant, et l’activité de la note le trace.

Un administrateur administre sans lire : la page montre deux compteurs (le nombre de notes partagées hors de l’organisation, le nombre d’invitations en attente), jamais un titre ni un nom. Tout révoquer retire d’un coup tous les accès donnés hors de l’organisation, après confirmation, liens publics compris : la page affiche aussi le nombre de liens publics (« 3 liens publics ») sans dire quelles notes ils ouvrent, et Tout révoquer les supprime. Chaque note en garde la trace dans son activité.

Un membre reçoit des notes, y écrit et en partage comme un contributeur ; le partage externe suit le réglage de l’organisation, comme pour tous.

Quand une personne part, les accès qu’elle avait reçus de ses collègues cessent de valoir aussitôt, et leurs lignes sont supprimées. Ses propres notes partent avec elle, partagées ou non, à une exception : une note rangée dans un projet est transmise à un participant du projet qui pouvait déjà la modifier (le propriétaire du projet d’abord, puis le plus ancien participant), jamais à un administrateur qui n’y avait pas accès. Si personne n’est éligible, elle part avec son auteur. La transmission n’a lieu ni à la suppression d’un compte ni à celle d’une organisation.

Ce que voit l’administrateur au retrait. La fenêtre de retrait (et celle d’un départ volontaire) annonce le nombre de notes de projet qui seront transmises et celui des notes qui partiront avec la personne, jamais un titre. Si la transmission d’une note échoue, le retrait est refusé, avec un message, et peut être relancé. Les liens publics d’une note transmise sont retirés.

Le rôle membre

Le membre ne dispose que de l’assistant, restreint aux ressources qu’un administrateur lui ouvre explicitement. Il n’accède jamais au portail développeur. Tout se règle depuis Gestion : Utilisateurs : on y invite un nouveau membre en choisissant dès l’invitation les ressources qui lui sont partagées, on y règle ensuite ces ressources et sa consigne dédiée (bouton Gérer), et on y change le rôle d’une personne déjà présente. Voir Assistant (interface de chat).

À la connexion

Tout le monde arrive sur l’assistant, quel que soit son rôle. Le portail est l’espace d’administration : les propriétaires, administrateurs et contributeurs y accèdent par l’entrée Administration, en bas de la barre latérale de l’assistant. Pour en revenir, le bouton Retour à l’assistant se trouve en haut de la barre latérale du portail.

Miraca s’utilise toujours au sein d’une organisation :

si votre compte appartient à une seule organisation, vous y entrez directement ;
s’il appartient à plusieurs, un écran vous demande laquelle ouvrir, et le sélecteur en haut de la barre latérale permet d’en changer ensuite. Changer d’organisation vide l’écran de tout ce qui venait de la précédente ; si l’assistant est ouvert dans plusieurs onglets, ceux qui affichaient l’ancienne se rechargent sur la nouvelle dès que vous y revenez ;
s’il n’appartient à aucune, un écran vous propose d’en créer une. Pour rejoindre une organisation qui existe déjà, demandez une invitation à la personne qui l’administre, ou connectez-vous avec votre adresse professionnelle si l’organisation a ouvert l’adhésion aux adresses de son domaine.

Créer une organisation

Toute personne connectée peut créer une organisation et en devient propriétaire. Le geste est le même partout :

sur le web, dans le sélecteur d’organisation en haut de la barre latérale (portail et assistant), entrée Nouvelle organisation ;
dans les applications Mac, iPhone, iPad et Android, Réglages › Mes espaces › Nouvelle organisation, ou en touchant le nom de l’organisation en haut de la barre latérale.

L’organisation reçoit son propre portefeuille de crédits, et l’application y entre aussitôt. Les invitations, la consigne et les capacités de l’assistant se règlent ensuite sur le portail web.

Inviter et changer un rôle

Depuis le portail, ouvrez Gestion : Utilisateurs. Le formulaire d’invitation est réservé aux propriétaires et administrateurs ; les autres rôles y consultent la liste des personnes. Les invitations en attente, le réglage des ressources d’un membre (Gérer) et la section Arrivée des nouveaux membres (ci-dessous) s’y trouvent aussi. Survolez un rôle, dans le sélecteur ou dans la liste, pour afficher le détail de ce qu’il permet.

Pour changer le rôle d’une personne déjà présente, cliquez sur l’icône en fin de sa ligne. Le portail rappelle avant de valider ce que le changement implique concrètement : un passage en membre ferme le portail à la personne, et une promotion lui ouvre toutes les bases et connecteurs de l’organisation.

Une personne invitée qui n’a pas encore de compte le crée depuis le lien de l’e-mail. À sa première connexion, l’invitation est acceptée d’office : elle arrive directement dans votre organisation, avec le rôle choisi à l’invitation, sans espace vide à son nom ni parcours de prise en main. Une personne qui a déjà un compte, elle, accepte l’invitation d’un clic depuis le lien.

Deux exceptions : le rôle du propriétaire ne se modifie pas depuis cette page, et vous ne pouvez pas changer votre propre rôle — se retirer ses droits est irréversible sans un autre administrateur. Le rôle de propriétaire ne s’attribue pas non plus depuis ce menu.

Laisser entrer par le domaine d’email

Une organisation peut autoriser un domaine d’email : à sa première connexion, une personne dont l’adresse vérifiée porte ce domaine se voit proposer de rejoindre votre organisation, au lieu de recevoir un espace vide à côté du vôtre. Elle arrive comme membre et reste libre de refuser pour créer son propre espace.

Le réglage vit dans Gestion : Utilisateurs, section Arrivée des nouveaux membres :

allumez Adhésion automatique par domaine d’email ;
cliquez Autoriser @votredomaine.fr.

Vous ne pouvez autoriser que le domaine de votre propre adresse, vérifiée : c’est ce qui prouve qu’il est le vôtre. Pour en ajouter un second, faites-le depuis un compte administrateur portant ce domaine. Les fournisseurs de messagerie grand public (gmail, outlook, free…) sont refusés : ils n’appartiennent à personne, et les autoriser ouvrirait l’organisation au premier venu. Il en va de même de l’adresse relais d’Apple (« Masquer mon adresse e-mail », voir Se connecter à Miraca) : un administrateur qui l’utilise doit autoriser le domaine depuis une adresse au domaine de sa structure.

Éteindre l’interrupteur suffit à refermer la porte : les domaines déclarés restent en place, et les personnes déjà arrivées ne sont pas retirées.

Réglages par défaut des nouveaux membres

La même section définit ce qu’un nouveau membre trouve en arrivant :

les ressources partagées par défaut (bases de connaissance et connecteurs, avec leur niveau d’accès), appliquées telles quelles à l’adhésion par domaine et pré-cochées dans le formulaire d’invitation — où vous restez libre de les réduire, invitation par invitation ;
une consigne appliquée à chaque nouveau membre, qui s’ajoute à la consigne d’organisation dans ses conversations. Elle est posée à l’arrivée puis modifiable personne par personne via Gérer ; quelqu’un qui a déjà une consigne dédiée n’est jamais écrasé.

Modifier ces réglages ne change rien pour les membres déjà arrivés.